Et adfærdskodeks eller Code of Conduct fungerer som en samling af regler, værdier og principper, som er fastlagt af en organisation for at vejlede personalet om arbejdsgiverens forventninger til dem (ansatte). Dette kodeks er ét initiativ af mange, der kan sikre implementeringen af DEI-indsatser i organisationen. Kodekset fungerer som fælles referencepunkt og fastlægger de formelle rammer, men bør ikke stå alene i kulturforandringen – her er andre indsatser fx uddannelse af ledelse og viden om inkluderende kollegaskab, rekrutteringsinitiativer og andet strategisk arbejdet vigtigt.
Typisk indkapsler et veludformet kodeks idéer om acceptabel og forventet medarbejderadfærd, opførsel og normer i løbet af arbejdsdagen – både på og udenfor arbejdspladsen, så længe det er i arbejdsregi. For at individuelle medarbejderes adfærd kan definere interaktioner – både med hinanden og med eksterne interessenter – skal adfærdskodekser afspejle organisationens kerneværdier og missionserklæring.
Et adfærdskodeks er kun så effektiv som evnen, ønsket og viljen til at implementere (organisationen), omfavne (personalet), følge (personalet) og håndhæve (organisationen) den.
Selvom nogle af de ting, du inkluderer i kodekset, måske lyder hårde, er det vigtigt for det kommunikerende ledelsesteam at understrege de positive aspekter, som kodekset fremmer – respekt blandt kolleger, en tolerant og inkluderende arbejdsplads, tillid blandt interessenter og tillid til intern håndtering af diskrimination.
Ingen ‘one-size-fits-all’
For at adfædskodekset afspejler netop din organisations værdier, vision og medarbejdergruppe, så skal adfærdskodekset være tilpasset den enkelte virksomhed. Det er vigtigt, at medarbejderne kan relatere til indholdet og se, at det er skabt med dem for øje. Dette sikrer engagement og ejerskab.
En godt Code of Conduct er én som alle forstår, accepterer og følger. Fordi ingen to virksomheder er identiske, når det kommer til at identificere ting at inkludere i din adfærdskodeks, er der ingen “one-size-fits-all” tilgang. Ikke desto mindre kan du finde uvurderlig inspiration ved at stille spørgsmål såsom:
- Hvilket format for adfærdskodeks er relevant for min branche?
- Hvilket kodeks har min nærmeste konkurrent?
- Er det nødvendigt med et juridisk og etisk adfærdskodeks på min arbejdsplads? Hvad er fordele og ulemper?
- Hvordan sikrer jeg, at medarbejderne kan relatere til og er engageret i udviklingen af indholdet?
- Hvilket sprog skal vi bruge til at beskrive adfærdskodekset for at skabe størst ejerskab fx ‘Code of Conduct’, ‘adfærdskodeks’, ‘samværspolitik’ mfl.?
Elementer i et inkluderende Code of Conduct
Elementer der skal inkluderes:
- Udpensling af sammenhængen mellem adfærdskodekset og organisationens mission og værdier
- Interne retningslinjer for medarbejderadfærd vedrørende, hvordan personalet interagerer med og behandler hinanden, som er i overensstemmelse med organisationens kerneværdier. Dette bør gælde i alle arbejdsrelaterede regi inkl. sociale arrangementer
- Forventet medarbejderforretningspraksis, daglige aktiviteter og normale handlinger i forfølgelse af virksomhedens mission
- Acceptable retningslinjer for ekstern adfærd for personalet at overholde, når de interagerer med eksterne interessente
- Retningslinjer for håndhævelse af kodekset med en klar definition af, hvad en overtrædelse betyder herunder konsekvenser
Gode eksempler på indhold i en Code of Conduct
- Forventninger til respektfuld kommunikation og samarbejde, samt retningslinjer for at fremme mangfoldighed, lighed og inklusion
- Retningslinjer for mindskning af eller nul-torelance for seksuel chikane, mobning og vold på arbejdspladsen
- Mekanismer og procedurer til håndtering af konflikter og klager, herunder hvordan man rapporterer krænkelser af adfærdskodeksen
- Strategier, ambitioner og indsatser for at øge mangfoldighed og sikre lighed og inklusion (DEI)
- Acceptabel brug af sociale medier i arbejdsøjemed
- Forpligtelse til at handle ansvarligt over for samfundet og miljøet samt fremme bæredygtige praksisser
- Retningslinjer for intern og ekstern kommunikation (e-mail-etikette, acceptabel brug af sms, emner/temaer der skal undgås)
- Politikker om interessekonflikter og proces for konflikthåndtering
- Regler for at give og acceptere gaver fra eksterne parter (klienter, leverandører mv.)
- Retningslinjer for håndtering og beskyttelse af følsomme oplysninger og persondata
Tips & gode råd til din Code of Conduct
Psst.. Sikr også juridisk overensstemmelse med alle gældende love fx Ligebehandlingsloven
Hvis din virksomhed har brug for rådgivning til, hvordan man skaber et relevant og engagerende adfærdskodeks eller Code of Conduct, så kontakt os her:
Nikoline Nybo
Konsulent
BA Antropologi og Kaospilot.
Erfaring inden for kulturanalyse og antropologisk metode, projektledelse og procesdesign, organisationsudvikling og facilitering.
Louise Marie Genefke
Konsulent
Cand. mag. Marketing & Kommunikation, MA Ledelse og ekstern lektor AU.
Erfaring med ledelse, talent- og organisationsudvikling, facilitering og Employer Branding.
Det var en god variation af teori og konkret praksis, gode eksempler på handlemuligheder. Godt det var provokerende og udfordrende. Mange følte sig set og ramt. Medarbejderne kunne især godt lide jeres engagement og energi, der gjorde det let at opretholde opmærksomheden og en afdelingsleder sagde, at de gerne ville have en hel dag med jer.
Vi har tidligere mødt mange konsulenttyper (ingen fordomme her 😉) med høj uddannelse, der kommer her og skal lære medarbejderne noget og taler ned til dem fagligt. Du løftede os, tak for det.
– Anna Mayland Bengtsson, Specialkonsulent
Louise Marie og Nikoline var gennem hele forløbet gode til at gribe de tanker og ideer vi kom med. De var gennem hele forløbet lydhøre over for evt. tilpasninger – uanfægtet hvad vi kom med af underlige ideer – og fik det altid flettet ind i projektet. Vores oplevelse af Louise Marie og Nikolines faglighed – de ved hvad de snakker om og har 100 % styr på deres faglighed og projektets mål. Nikoline og Louise Marie har en skøn ”nede på jorden” tilgang til at formidle resultatet af projektet – og en god didaktisk forståelse af målgruppen der skal præsenteres og formidles for. Deltagerne ved projektets præsentation var begejstrede for Nikoline og Louise Maries faglighed og for deres klare svar.
– Erik Jensen, Uddannelseskonsulent, Det Faglige Fællesudvalg (DFFU)
Jeg må ærligt sige, at Louise Marie og Nikoline oversteg mine forventninger. De gik ind i rummet og i samtalen om privilegier, mikroaggressioner og ubevidste bias (som ellers kan være svær) med en ligefremhed og en lethed, der fik hele salen med. Det var tydeligt, at de har en høj faglighed, for de evnede at kommunikere svære koncepter på en helt enkel måde – som man kun kan, når det bygger på en dyb forståelse. Pointerne blev gjort nærværende og budskaberne forståelige. Som tilhører fik man en oplevelse af, at de var meget til stede, og at deres personlighed skinnede igennem. Det gav lyst til at lytte – og handle – efter deres anbefalinger. Deres tilgang, tilstedeværelse og humor var afvæbnende selv for salens kritikere.
– Victoria Nall Kruse Vanter, Senior Strategi & Sustainability Konsulent
Samarbejdet med Louise Marie og Nikoline har været rigtig godt. Der har været en god dialog forud for forløbet, hvor de ikke kun var tålmodige med os, men også gode til at guide os i den rigtige retning i forhold til de mange muligheder for et samarbejde. Der var en stor forståelse for vores projekt vedr. en kick-off på vores D&I projekt. Både Louise Marie og Nikoline søgte at imødekomme medarbejderes spørgsmål til mulige handlinger og løsninger, med et budskab om at ord og italesættelse også er en handling. Det er tydeligt, at de er meget kompetente og har en kæmpe faglighed inden for deres område. Louise Marie og Nikoline er stærke til at formidle.
– Josefine Jarlmann, HR Specialist, Bird & Bird
Nikoline Nybo var utrolig professionel og inkluderende i sin approach og formåede at aktivere deltagere og skabe et rum for refleksion i momenter, som ellers var præget af envejskommunikation. Nikoline var omsorgsfuld og opmærksom i sin måde tage hånd om både publikum og talere på scenen og formåede her at skabe en behagelig stemning med plads til både grin, refleksion og nysgerrighed. På en meningsfuld og afbalanceret måde, bragte hun sig selv og sin viden i spil, både på scenen og i forløbet op til. I samarbejdet var Nikoline utrolig professionel, lyttende og velforberedt.
– Helena Maria Jappa Stolt, Communications Coordinator, DCI
Louise and Nikoline delivered a high quality, content packed three days learning experiences that kept us all enrapt and engaged. We all left with a deeper understanding of the topic of DE&I and how to bring it into our work, a better way to communicate between us and with the people we engage with. This was made possible by their knowledge of the topic, but also their facilitation style, their presence and earnestness.
– Student Team 27, Kaospilot
Louise Marie Genefke besøgte os i Netværk med Ejerledere med et yderst kompetent oplæg, der udover at give os viden om diversitet og inklusion også udfordrede os på vores egne blinde vinkler, forforståelser og bias. Louise Marie kan gå tæt på, samtidigt med at der bliver ved med at være stor respekt for deltagernes verdensbillede. Det har i gruppen ført til en mere nuanceret forståelse af fordelene ved at arbejde med diversitet og inklusion.
– Lene Ørnstrøm, Netværksansvarlig
The workshop we had with Nikoline and Louise Marie from Inclusify exceeded my expectations. I had high wishes for the workshop, and I was not let down. It was wonderful to witness the way they facilitate together, creating a room with honestly, trust and respect. I felt that I could ask any question without being judged. They complemented each other really well and the way they shared the speaking parts made me feel really engaged. It is also very helpful to have two so different women talk about the topic of DE&I as I felt that I got a broader understanding through their different personal experiences.
– Federico Bortoletto, Team Leader Kaospilot
The collaboration with Nikoline and Louise Marie worked very well and it was clear from the beginning that they have a great passion and expertise within their field. They are both extremely energetic about the Diversity & Inclusion agenda and they took the time to listen to our point of departure for working with this agenda. They are thorough in their work and come with great professionality, experience and impact.
I was amazed by their vast knowledge of the topic and still it did not make me feel scared or less in my knowledge, but rather it made me want to learn more about DE&I myself. The flexibility they brought to us was another wonderful aspect that I took away from their workshop. Taking our reflections into consideration at the end of the day, and making immediate adjustments made me feel seen and heard and improved the workshop even more. I left the three days with the urge to learn more, to do more and become an active part in making a change. It also directly influenced our group work as we created a role for a person responsible of DE&I in our project.
– Student Team 27, Kaospilot
Dialogen forud for webinaret var båret af værdifuld sparring på både indhold og rammer, og i selve oplægget brændte Louise Marie virkelig igennem, selvom hun ikke var fysisk tilstede i rummet. Deltagerne på webinaret fandt oplægget indsigtsfuldt og lærerigt, og i den efterfølgende evaluering udtrykte flere også et stort ønske om at høre mere om arbejdet i et længere format.
Jeg har været yderst tilfreds med samarbejdet med Louise Marie og Nikoline. De har udvist en professionalisme og lydhørhed, som fra start til nu har gjort, at jeg har følt mig i særdeles trygge hænder. Her er tale om to personer med særdeles gode formidlingsevner og en evne til at få folk i rummet til at føle sig trygge. Uanset hvor vi har været i processen, har jeg ikke været bekymret for at stille dumme spørgsmål, hvilket er imponerende, givet emnet om diversitet og inklusion er så omfattende og kan være udfordrende. Vi har taget væsentlige skridt fremad i forhold til at blive klogere på vores arbejde med diversitet og inklusion samt hvilke handlinger, vi vil prioritere takket være samarbejdet med Inclusify.
“Efter at have rekrutteret mennesker til jobs de sidst 20 år troede jeg at jeg vidste ‘det meste’, men jeg har været overrasket over, hvor meget Louise Marie og Nikolines arbejde og input betød for processen. Det er klart pga. deres stærke faglighed.”
Man fornemmer med det samme, at Louise Marie og Nikoline ved rigtig meget om deres felt og har en stor passion, men er samtidig meget lyttende og åben overfor hvad man har brug for og hvad formålet med det enkelte event/workshop er og tilpasser derefter. Det giver en god sparring til at få ens ønsker konkretiseret og se nye perspektiver på hvad man kan og skal til et event/arrangement.
Both Nikoline and Louise Marie are very outgoing and likeable, and best of all they made sure that it was a safe space to voice ones concerns and issues. They came to the workshop with such great energy, they were very structured and they ensured that the process went well and that the end-product was usable. They have our warmest recommendations.
We must engage in open and honest conversations even if it’s uncomfortable, nuanced and concerns ’emotions’ and ‘individual experience’. We saw huge value in this and want to personally thank you for facilitating such difficult conversations.
Louise Marie og Nikoline er virkelig gode formidlere, der er både nærværende og personlige. Der er ingen tvivl om, at de begge har enormt stor viden på deres felt, og de formod at videregive en stor del af denne uden hverken at pakke det ind i teoritunge fagtermer eller tale ned til deltagerne. De åbnede op for nye perspektiver og efterlod deltagerne med en bevidsthed om, hvor og hvordan køn betyder noget i deres arbejdsliv – og lysten til at gøre noget ved det.